Communication & télétravail : quels outils de communication innovants adopter ?

Avec le télétravail, la communication des entreprises a évolué. Car, selon le ministère du Travail, 25 % des Français – soit environ 5 millions de personnes – ont travaillé à distance pendant le premier confinement, contre à peine 7 % en 2017. Même en cas de disparition future du virus, le pli est pris et une bonne partie des salariés vont réclamer de télétravailler un ou plusieurs jours par semaine.

Pour accompagner ce changement sans doute durable, il existe des outils de communication numériques qui conservent le lien et donnent la possibilité à chacun de s’organiser en ayant les bonnes informations.

Le Flexoffice, nouveau défi des services communication interne et RH

Né de la volonté de répondre à des normes d’hygiènes renforcées, le flexoffice s’est imposé comme une évidence pour les entreprises dont l’activité le permet. En effet, cette « tendance » correspond à l’organisation de travail selon laquelle les employés ne disposent pas d’un bureau fixe. Cela nécessite un mode de travail hybride, c’est-à-dire que les collaborateurs alternent entre présentiel et distanciel. Afin que chacun dispose du matériel indispensable à l’exercice de ses fonctions, la communication interne et les RH sont appelées à avoir les bons réflexes organisationnels.

Les applications mobiles de réservation de ressources (place de parking, bureau, salle de repos, self…) permettent aux collaborateurs, en toute autonomie, d’organiser leur venue au bureau. Exit le stress de ne pas savoir si on aura accès à l’imprimante, ou si le bureau près de Paul, mon manager, sera déjà occupé à mon arrivée ! De plus, ces applications incluent bien souvent une fonctionnalité de remontées d’anomalies, ce qui évite les mauvaises surprises en arrivant sur les lieux. Enfin, il n’est pas rare que ces outils proposent un tchat intégré, ce qui permet également aux collaborateurs de maintenir du lien permanent et s’organiser entre eux pour d’éventuelles réunions de travail.

La communication interne en période de télétravail, un vrai casse-tête

L’une des missions du service communication interne, étroitement lié à celui des ressources humaines, est de de garder un lien quotidien avec les salariés. Il est aussi de s’assurer que l’ensemble des collaborateurs aient le même niveau d’information concernant la vie de l’entreprise.

Or, les boîtes mail, déjà saturées par une recrudescence du recours aux échanges numériques, ne laissent que peu de chance aux informations institutionnelles d’être consultées.

Néanmoins, diverses solutions de communication existent afin de toucher à coup sûr son interlocuteur :

– La diffusion d’une information via l’écran de verrouillage ou de veille des PC
– Le remplacement du Wallpaper des ordinateurs par une campagne ciblée
– L’ouverture d’un pop-up au lancement de la session de l’utilisateur
– La création d’une alerte pour les messages à caractère très urgent ou d’importance capitale

L’ensemble de ces outils sont accessibles via une solution logicielle qui laisse plusieurs options en fonction de la nature et l’importance du message diffusé ainsi que de la cible impactée.

Par conséquent, l’atout majeur de ce logiciel réside dans son accessibilité. Tous les services ayant besoin de communiquer des informations internes à la société (Dircom, DRH, DSI, PDG…) peuvent le faire en autonomie et instantanément via une plateforme unique. De plus, son UX design a été conçue afin d’être accessible au plus grand nombre.

Les intégrateurs : conseil en communication, experts en installation et en maintenance de solutions digitales

Il faut savoir que dans l’écosystème des solutions digitales, il existe une relation tripartite entre les fabricants de matériel, les éditeurs de logiciels et les intégrateurs ; qui font le lien entre les deux premiers.

Leur rôle est d’être en veille perpétuelle afin de proposer aux marques et enseignes les meilleures technologies en matière de hardware et software.

Pour certaines sociétés intégratrices, leur mission s’arrête à la livraison du produit fini. Pour d’autres, cela peut aller jusqu’à l’hébergement, la maintenance, la formation et le support technique pendant toute la durée de vie de l’installation.

La force du groupe Dynamic View, au travers de ses 3 business units ; Dynamic View, Digital Cooker et Bouncy, est d’internaliser toutes les compétences relatives à un projet de transformation digitale, du conseil à l’installation, tout en fournissant la formation et le support nécessaires à l’utilisation quotidienne des outils.

Choisissez votre prestataire selon vos besoins, en gardant en tête que le matériel technique est faillible et peut nécessiter une maintenance corrective, évolutive ou encore un remplacement total dans le cas de pannes majeures, et que les utilisateurs vont requérir une assistance à leur utilisation sur le long-court.